Audit;onderzoeksrapport ‘De som der delen’

(ingezonden door Guhr)

Commissie audit biedt onderzoeksrapport “De som der delen ?“ aan de gemeenteraad aan

Deze titel brengt tot uitdrukking dat de samenvoeging van vijf gemeenten een meerwaarde moet hebben ten opzichte van de vijf individuele gemeenten. Daarnaast heeft de titel betrekking op de gewenste cohesie tussen raad, college en management, want ‘alleen ga je sneller, maar samen kom je verder’. Om verder te komen, moet de gemeente zich steeds blijven ontwikkelen. Om te beoordelen waar de organisatie op dit moment staat en of de huidige organisatie voldoende mogelijkheden biedt zich nog verder te ontwikkelen, heeft de raad een audit laten uitvoeren. Conclusie is dat er op diverse onderdelen problemen zijn binnen de organisatie en in de samenwerking tussen raad, college en organisatie, maar dat de commissie voldoende ruimte ziet voor ontwikkeling.

Bevindingen
Het onderzoek van de auditor bestond uit het bestuderen van diverse documenten en het houden van interviews met diverse personen uit het college, het management, medewerkers en leden van de Ondernemingsraad. Uit het verslag van de auditor heeft de auditcommissie een aantal conclusies getrokken. Op de eerste plaats heeft de commissie vastgesteld dat er een probleem bestaat binnen de gemeente.
Dat heeft vier oorzaken:
1. Door onduidelijke onderlinge rolinvulling tussen raad, college en management ontbreekt een gezamenlijke besturings- en managementfilosofie.
2. Het ambtelijk management moet effectiever worden georganiseerd, gericht op meer eenheid van leiding door betere sturing en prioritering.
3. Er is een cultuur nodig die zich kenmerkt door meer onderlinge loyaliteit van raad, college en ambtelijke organisatie, zodat samen kan worden gewerkt aan de gemeentelijke missie en visie.
4. De huidige ICT-infrastructuur is nog onvoldoende op orde, waardoor gemeentelijke medewerkers hun werk niet efficiënt en effectief kunnen doen.

De tweede belangrijke conclusie is dat de organisatie voldoende in staat is zich nog verder te ontwikkelen. Anders gezegd, het organisatieprobleem is oplosbaar.

Belangrijkste aanbevelingen
De commissie audit acht het noodzakelijk dat de organisatie een aantal essentiële stappen zet. Om te beginnen vraagt de commissie om vóór 1 oktober tot een duidelijke onderlinge rolverdeling tussen raad, college en management te komen door een gezamenlijke besturings- en managementfilosofie op te stellen. Verder geeft de commissie de aanbeveling om vóór 1 november 2014 deze besturings- en managementfilosofie door te vertalen naar de leidinggevende rollen. De derde aanbeveling is om de ontwikkeling van een organisatiecultuur te stimuleren waarbij onderlinge loyaliteit tussen raad, college en ambtelijke organisatie centraal staat. Op die manier kan samen worden gewerkt aan de gemeentelijke missie en visie. Tot slot is het advies om nadrukkelijk te investeren in de ICT-infrastructuur. Hiervoor vraagt de commissie om een ICT-beleidsplan te ontwikkelen en uit te voeren, zodat verbeteringen sneller verlopen. Hiervoor zijn goede en duidelijke afspraken en richtlijnen aan de Regionale ICT-Dienst (RID) cruciaal.

 

Vervolg
De commissie hoopt met deze audit en de daaruit getrokken conclusies en aanbevelingen een bijdrage te hebben geleverd die er toe leidt dat de ontwikkeling van de organisatie een volgende fase ingaat.

Dit rapport wordt ter bespreking en besluitvorming voorgelegd aan de gemeenteraad op maandag 24 februari en kort daarna gepresenteerd aan de organisatie. Na besluitvorming kunnen alle genoemde actoren met de aanbevelingen aan de slag en wordt vanuit de controlerende rol de voortgang van de aanbevelingen door de raad nauwlettend gevolgd.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *